kruška.appRučni prenos podataka, razmena verzija ugovora imejlom i nejasan redosled odobravanja usporavaju svakodnevni rad. Kruška omogućava da se prijem zahteva, priprema dokumenta, provera, potpisivanje i evidencija povežu u pregledan niz aktivnosti. Pravila pokretanja koraka, odgovorna lica i potrebne provere određuju se prema konkretnom poslovnom postupku.
DIGITALNI POSLOVNI PROCESI
Automatizacija poslovnih procesa
Manje ručnog rada. Povezana dokumentacija. Procesi po meri poslovanja.
Kruška povezuje unos i proveru podataka, automatsku pripremu dokumenata, interne saglasnosti i elektronsko potpisivanje u jedinstven postupak. Umesto ponavljanja unosa i slanja dokumenata između nepovezanih alata, kompanije mogu da organizuju zadatke prema sopstvenim pravilima – u kancelariji, na terenu ili tokom sastanka sa klijentom.
Jedan povezan tok umesto odvojenih ručnih koraka
Prikupljanje podataka i automatska izrada dokumenata
Pouzdano preuzimanje potrebnih podataka
Podaci mogu da dolaze iz digitalnih obrazaca, postojećih poslovnih sistema ili sa odgovarajućih identifikacionih dokumenata pomoću OCR i MRZ tehnologije. Po potrebi se uvodi dodatna provera podataka ili identiteta. Time se smanjuje potreba da zaposleni više puta prepisuju iste informacije.
Popunjavanje ugovora prema odobrenim šablonima
Unapred pripremljeni obrasci mogu se popunjavati prikupljenim podacima i slati na kontrolu. To obuhvata ugovore o uslugama, ponude, izjave o saglasnosti, potvrde i drugu standardizovanu dokumentaciju. Posebne ugovorne odredbe i obavezne provere zadržavaju se tamo gde su potrebne.
Automatizovan postupak u 5 koraka
Tipičan proces obrade poslovne dokumentacije obuhvata pet povezanih faza:
Pokretanje zahteva: Klijent ili zaposleni započinje postupak preko obrasca, na šalteru, na terenu ili iz internog sistema.
Prikupljanje i provera: Potrebni podaci se unose, preuzimaju ili očitavaju i proveravaju pre upotrebe u dokumentima.
Priprema dokumenta: Odobreni šablon popunjava se odgovarajućim podacima i prosleđuje na pregled.
Odobravanje i elektronski potpis: Ovlašćena osoba potvrđuje sadržaj, a dokument se potom može uputiti na potpisivanje na daljinu ili uživo.
Evidencija i čuvanje: Završeni dokument i odgovarajući tragovi postupka čuvaju se prema dogovorenim pravilima pristupa i rokovima.
Primeri primene u različitim delatnostima
Postupci se prilagođavaju veličini kompanije i vrsti dokumentacije:
Prijem klijenata i poslovnih partnera: Prikupljanje podataka, otvaranje predmeta i priprema početnih ugovora bez nepotrebnog ponavljanja.
Prodaja i nabavka: Obrada ponuda, narudžbenica, saglasnosti i okvirnih ugovora po jasno definisanom redosledu.
Ljudski resursi i saradnici: Priprema ugovora, izjava o poverljivosti i potvrda uz pregled odgovornih lica.
Advokatske kancelarije i stručne službe: Organizacija punomoćja, obrazaca i osetljivih dokumenata uz odgovarajuće nivoe pristupa.
Bezbednost, zaštita podataka i izbor infrastrukture
Kruška povezuje dokument, potpis i podatke postupka u paket dokaza. Kontrolne sume i vremenski žig povezuju paket sa dokumentovanim stanjem, a sačuvani dokazi mogu se naknadno proveriti.
Česta pitanja
Možemo li koristiti sopstvene ugovore i obrasce?
Da. Postojeći obrasci mogu biti osnova za automatsko popunjavanje. Zajedno se utvrđuje koja polja preuzimaju podatke, a koje delove ugovora treba dodatno pregledati.
Kako se elektronski potpis uključuje u postupak?
Posle pripreme i odobravanja dokument se može proslediti predviđenim potpisnicima. Vrsta elektronskog potpisa bira se u skladu sa tipom dokumenta i primenljivim propisima.
Može li rešenje da se poveže sa našim CRM ili ERP sistemom?
Integracija se može planirati kada postoje odgovarajuće tehničke mogućnosti i dozvole za razmenu podataka. Obim povezivanja zavisi od postojećeg softvera i poslovnih zahteva.
Rešenje prilagođeno vašem poslovanju
Recite nam koje obrasce koristite, ko odobrava dokumenta i kada su potrebni potpisi ili prenosi podataka. Kruška može pomoći u oblikovanju toka rada prilagođenog vašoj kompaniji.